Tomando el control

En una conversación con una compañera de trabajo me comentaba que se le había asignado un proyecto con serios problemas tanto en su definición como en su ejecución, el proyecto ya había comenzado hace algún tiempo y estaba bastante atrasado. Si el lector se ha sentido identificado continúe leyendo pues algo le puede servir.

Gran parte de los que nos dedicamos a este oficio somos empleados y dependemos de alguien, luego y es lo que conversábamos es: como le digo que no a mi jefe, si a todas luces parece que me están pasando “un muerto” como hago para no recibirlo sin parecer que no soy apto.
Primero debemos entender que nada es blanco o negro, es decir, no se trata de simplemente recibirlo o no.

Van aquí algunas recomendaciones antes de recibir un proyecto en tales condiciones:

1. Entienda cual es el problema. Si se trata de un proyecto que tiene un cartel de "Peligro" establezca claramente en que consiste ese peligro. Dedique tiempo a analizar el problema o los problemas que sufre el proyecto, se trata de alcance, de recursos, de tiempos, de calidad, etc. Para poder elaborar una solución adecuada debe conocerse bien el problema.

2. Establezca las causas. Una vez que conozca los problemas del proyecto determine las causas de estos, solo eliminando estas causas podrá desterrar los problemas.

3. Establezca las condiciones de éxito. Detalle que condiciones se deberán dar para rescatar el proyecto. Una cosa es detener la enfermedad y otra distinta es la rehabilitación.

4. Estime los costos (esfuerzo,tiempo, recursos). Póngale números a eliminar las causas y establecer las condiciones de éxito. Vuelva a revisar las estimaciones del proyecto a la luz de los nuevos antecedente.

Ahora preséntese ante su jefe con un informe que resuma los cuatro pasos anteriores y NEGOCIE las condiciones en que aceptará el proyecto. Puede ser una verdadera oportunidad no obstante sea sincero consigo mismo y si luego de realizar el análisis anterior se da cuenta de que usted no es el adecuado para hacerse cargo de este proyecto hágaselo saber a su jefe, estará diciendo que no, pero con argumentos y números que le avalan, lo cual es muy diferente a simplemente decir no quiero.

IMPORTANTE: Debe tener presente que cancelar el proyecto también es una alternativa. Si lograr las condiciones de éxito es muy costoso y/o de poca probabilidad, es conveniente evaluar estos valores contra las multas y otros costos que significaría cancelar el proyecto.

"EN DIOS CONFIAMOS, TODOS LOS DEMÁS TRAIGAN DATOS." (E.Deming)

Las dimensiones de una estimación

Aún más que la tecnología y cualquier otro problema, probablemente una de las tareas más complicadas es realizar una estimación y poder responder a la gran pregunta ¿Cuando terminamos? o su prima hermana ¿Cuanto me va a costar?.
Antes de entrar en materia debo aclarar que una estimación siempre será una estimación, es decir, no importando cuan buenos seamos en esto siempre habrá un grado de incertidumbre.
Un error común al realizar la estimación de un sistema es no diferenciar las diferentes dimensiones que existen. Por ejemplo, en algunos lugares lo que se hace es pensar en las actividades que se deben realizar, escribirlas y ordenarlas sobre un diagrama tipo Gantt, agregar los recursos y entonces sumar los días que esto nos da. Si bien la secuencia de actividades nos incorrecta, generalmente no se hace con la conciencia de que se están mezclando distintos ámbitos y luego al momento de evaluar o defender esta estimación es cuando vienen los problemas.
Una manera más adecuada de enfrentar una estimación es por dimensiones. Lo primero que se debe hacer es determinar que es lo que se requiere realizar en términos de la funcionalidad del sistema, en esta dimensión los usuarios son los expertos. En la siguiente dimensión esta determinar el esfuerzo que se requerirá desde el punto de vista de la tecnología o plataforma, aunque sea la misma funcionalidad el esfuerzo será distinto si debe realizarse en Cobol o en Java, para que atienda a 10 usuarios o atienda 100.000 usuarios, en esta dimensión los más indicados son los expertos en la plataforma tecnológica. Una tercera dimensión corresponde al dominio de los gestores o administradores de proyectos, en esta dimensión se organizan las actividades y los recursos, se establecen las prioridades y las dependencias, en resumen se establece la malla de actividades que nos permitirá construir el sistema y determinará el tiempo y costo.
El beneficio de diferenciar cada dimensión se observa en la revisión de la estimación ya que se puede realizar por los expertos de cada área. Cada experto tratará en su dimensión los observaciones que se puedan dar, los usuarios se dedicarán a revisar que se tenga toda la funcionalidad requerida, los técnicos revisarán que se han considerado todas las componentes técnicas y los administradores a su vez se preocuparan por la relación entre las actividades y recursos. Cada uno en los suyo sin el ruido de los otros.
Una cuarta dimensión es la que permite el entendimiento y se trata de las convenciones o lenguajes común. Esto quiere decir que debemos convenir en como registraremos y expresaremos los resultados de cada dimensión. A modo de ejemplo la funcionalidad puede ser expresada utilizando la técnica de casos de uso, la componente técnica utilizando puntos de función y la dimensión administrativa mediante diagramas Gantt. El punto aquí es que deben ser mecanismos que permitan hablar el mismo idioma y lograr el entendimiento.